Jak naplánovat týmovou poradu nebo schůzku dobrovolníků
U týmové porady většinou nejde o to, zda se najde nějaký volný den. Jde o to, zda se v konkrétní hodině mohou potkat lidé, jejichž účast má skutečný význam. U spolků a dobrovolnických týmů se navíc často kombinují směny, práce, studium a rodina.
Začněte účelem, ne pouze datem
Nejdřív napište stručný název a popis: má jít o rozhodovací poradu, organizační setkání nebo praktickou přípravu? Účastníci pak snáze poznají, proč je jejich odpověď důležitá.
Nastavte realistickou délku. U krátké koordinační porady může stačit 30–60 minut. U víkendového plánování může dávat smysl sobota a neděle. Pokud má schůzka začít ve 12:00 bez ohledu na okolnosti, vyplňte pevný začátek.
Jeden odkaz pro celý tým
Místo dotazů v několika chatech rozešlete jeden veřejný odkaz na událost. Člověk vyplní jméno nebo přezdívku a vyznačí své časy. Registraci nepotřebuje.
Při rozesílání uveďte i jednoduchý termín, dokdy mají lidé dostupnost vyplnit. RXB Meet v současné verzi tento termín automaticky nevynucuje; je to organizační dohoda mezi účastníky.
Jak vybrat termín, když všichni nemohou?
Ve výsledcích porovnejte nejen tři doporučené termíny, ale i matici dostupnosti. Zkontrolujte, kdo je pro schůzku zásadní. Nejsilnější termín podle počtu účastníků totiž nemusí být nejlepší z hlediska rozhodování.
Organizátor může definitivně potvrdit také termín, který vyhovuje pouze části skupiny. Po potvrzení už nejde termín posunout ani přidávat další odpovědi. To je užitečné ve chvíli, kdy je potřeba domluvu uzavřít.
Osobní nebo online?
U prezenční porady vyplňte fyzickou adresu. U online setkání můžete uvést odkaz na videohovor. Výsledek lze sdílet a účastníci mohou použít Google Kalendář, Outlook nebo soubor ICS.