Jak najít společný termín schůzky bez zdlouhavého domlouvání

Domluvit čas pro tři lidi bývá snadné. Jakmile ale potřebujete sladit celý tým, rodinu, výbor spolku nebo skupinu dobrovolníků, začne řetězec zpráv: „V pondělí nemůžu“, „A co středa?“, „Ve středu až po čtvrté“. Problém většinou není v neochotě lidí, ale v tom, že každý odpovídá jiným způsobem.

Jednodušší řešení je požádat všechny, aby svou dostupnost označili na jednom místě. Pak lze vybrat konkrétní interval, který vyhovuje co největšímu počtu lidí.

Postup pro společnou domluvu

Určete období. Není nutné hádat jediný termín dopředu. Stačí například příštích čtrnáct dní.
Nastavte délku schůzky. Půlhodinová konzultace a čtyřhodinová porada potřebují jiné časové překryvy.
Pošlete jeden odkaz všem. Účastníci nemusí zakládat účet, jen vyplní jméno nebo přezdívku.
Nechte lidi označit dostupnost. Celý den, dopoledne, odpoledne, vlastní hodiny nebo „nemám čas“.
Podívejte se na překryv. Nejde jen o stejný den: důležité je, zda se časová okna skutečně překrývají.
Potvrďte finální termín. Od té chvíle se schůzka dále neposouvá a účastníci vidí závazný výsledek.

Příklad: stejné datum nestačí

Představte si tři účastníky. První může od 9:00 do 12:00, druhý od 11:00 do 15:00 a třetí od 10:30 do 12:30. Společné okno je 11:00–12:00. Hodinová schůzka se tam vejde, dvouhodinová nikoliv. Proto má smysl zvolit délku ještě před vyhodnocováním dostupnosti.

Co když nemohou všichni?

Někdy neexistuje žádný termín, kdy by mohli úplně všichni. V takovém případě má organizátor vidět nejen počet dostupných lidí, ale také konkrétní přezdívky a rozdíly mezi možnostmi. Může pak rozhodnout, zda je účast všech nutná, nebo zda je rozumné schůzku potvrdit i bez jednoho člověka.

RXB Meet ukazuje doporučené termíny a dovoluje organizátorovi vybrat konkrétní datum i čas OD–DO. Doporučení je průběžné; definitivním se stane až po potvrzení organizátorem.

Kdy se hodí online plánovač termínu?

Když lidé komunikují přes WhatsApp, SMS a e-mail a nechcete informace přepisovat.
Když některým vyhovuje pouze část dne.
Když nechcete po každém účastníkovi registraci.
Když potřebujete výsledek uzamknout a později sdílet jako odkaz nebo kalendářovou událost.

Vytvořit schůzku v RXB Meet – začnete názvem, obdobím a délkou schůzky.